TƯ VẤN MUA MÁY IN CHO GIỚI VĂN PHÒNG
Doanh nghiệp nên chọn loại máy in nào để phù hợp với yêu cầu công việc, tránh chọn loại máy quá lớn sẽ làm lãng phí hoặc quá nhỏ thì chỉ đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại, không đáp ứng được yêu cầu công việc trong tương lai. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn chọn được cái máy in phù hợp với công việc trong văn phòng của mình nhé.
Khi chọn mua, máy in văn phòng bạn phải cân nhắc tới nhiều yếu tố từ đơn chức năng hay đa chức năng, từ in màu hay in đen trắng và cả những yếu tố giúp phân biệt dòng máy in gia đình với may in van phong
Đa chức năng hay đơn chức năng, điều này còn phụ thuộc vào việc bạn muốn sử dụng riêng lẻ các thiết bị như máy fax, copy, quét, in hay kết hợp chúng thành một cỗ máy duy nhất
Nhiều người thường có xu hướng chọn lựa thiết bị có hai chức năng cơ bản là in ấn và quét tài liệu, có khả năng hoạt động như một chiếc máy photocopy
Ngoài sự kết hợp này, người ta còn mong muốn cỗ máy thực hiện cả chức năng fax. Nếu bạn muốn tìm kiếm một cỗ máy kết hợp tất cả trong một thì rất có thể nó còn có cả chức năng e-mail nữa.Thực ra, chức năng này có khi còn hữu dụng hơn tính năng fax thông thường, điều đó có nghĩa cỗ máy này có thể gửi e-mail từ PC và gắn kèm tài liệu được quét trên thiết bị. Một số dạng thiết bị này còn có thể e-mail tài tiệu quét một cách trực tiếp
Nếu tìm kiếm một chiếc máy in tất cả trong một thì chiếc máy đó cần phải có tính năng nạp giấy tự động để bạn có thể fax,copy,quét tài liệu hoặc email nhiều bản tài liệu cùng lúc mà không tốn thời gian.
Tính năng nạp giấy tự động cũng giúp máy in có thể xử lý các kích cỡ nhỏ hơn mức thông thường. Và dòng máy in đa chức năng mà giới văn phòng dùng nhiều nhất là HP,Canon và Epson. Những Lưu ý sau:
@ In màu:
Nếu bạn in đen trắng thì nên mua HP và Canon. Còn in màu thì mua Epson có gắn hộp mực liên tục bên ngoài
Nếu bạn chẳng bao giờ có nhu cầu in bất cứ thứ gì ngoài thư từ hoặc các tài liệu đen trắng thì không nên phí tiền mua máy in màu
Khi cân nhắc yếu tố này .bạn cũng cần lưu ý rằng máy in màu sẽ tạo ra các bản in có chất lượng cao hơn, thường được dùng cho mục đích quảng cáo (tờ rơi) hoặc tài liệu giới thiệu
Nếu bạn đơn giản chỉ muốn in ấn các tài liệu bình thường trắng đen thì bạn nên mua máy của HP như P1102 in nhanh, mực đậm và Canon 2900 máy nhỏ gọn, in đẹp, giá khoảng 2,8 triệu VNĐ
@ Kích cỡ:
Tùy thuộc vào vị trí đặt máy in đã định sẵn mà bạn quyết định chọn lựa kích cỡ thiết bị. Nếu bạn có ý định đặt máy in ngay trên bàn làm việc thì kích cỡ của nó phải nhỏ gọn và cần được thiết kế bắt mắt để đảm bảo yếu tố thời trang
Còn khi đặt ở các vị trí khác thì tùy theo không gian mà bạn chọn lựa kích cỡ máy in cho hợp lý
@ Kết nối:
Hầu hết các loại máy in hiện nay đều được thiết kế với khả năng kết nối USB, cổng Ethernet và thậm chí là cả kết nối không dây
Nếu văn phòng của bạn có Wi-Fi thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng loại máy in để gửi tài liệu in tới máy in mạng từ xa.
@ Chất lượng:
Tủy theo từng chủng loại máy in mà chất lượng có thể khác nhau, bạn hãy kiểm tra riêng chất lượng chữ, đồ họa và ảnh.Một trong số những tiêu chí này tốt không có nghĩa những tiêu chí còn lại cũng tốt theo..
Đối với nhu cầu sử dụng văn phòng, bạn chỉ cần chữ in ra phải rõ ràng và đường đồ họa cũng phải sắc nét. Dòng máy in HP và Canon đều đáp ứng nhu cầu này. Bạn lưu ý máy nào có độ phân giải cao thì hình ảnh in ra càng sắc nét
Tuy nhiên, bạn cũng cần cân nhắc là mình cần đồ họa và ảnh có chất lượng cao cho mục đích nội bộ (ít quan trọng) hay dành cho mục đích quảng cáo(quan trong hơn). Nếu mục đích của bạn là in quảng cáo thì bạn nên chọn máy in Epson, HP, Oki
Nếu khổ giấy quảng cáo nhỏ hoặc bằng khổ A4 thì bạn chọn Epson có gắn hộp mực liên tục bên ngoài. Còn khổ giấy lớn hon A4 thì bạn nên chọn HP hoặc Oki
@Tốc độ:
Nếu bạn chỉ cần in 1 hoặc 2 trang giấy mỗi lần thì bạn không cần một chiếc máy in tốc độ cao
Nếu bạn in các tài liệu dài thì tốc độ sẽ đóng vai trò quan trọng hơn, trong trường hợp này bạn nên chọn máy in HP.
Điểm quan trọng ở chỗ bạn không thể so sánh tốc độ của một chiếc máy in phun với một chiếc máy in laser. Máy in laser thường có tốc độ in sát với tốc độ của nhà sản xuất trong khi tốc độ của máy in phun thường bị thổi phồng lên
@ Số lượng in:
Từ số lượng in ấn mỗi tháng, bạn có thể xác định nhu cầu sử dụng thực sự và chọn mua những loại máy in đáp ứng được nhu cầu đó
Tuy nhiên,thực tế không đơn giản, công suất in tối đa của máy in thường không bao giờ đạt tối đa bởi nếu bạn sử dụng với công suất đó thì máy in sẽ dễ bị hỏng
Ngoài ra, bạn cũng cần tính toán số lượng bản in để mua khối lượng giấy phù hợp
@ Giá cả:
Bạn nên tính toán kỹ chi phí vận hành và chi phí sỡ hữu, hầu hết các nhà sản xuất đều chỉ rõ chi phí trên mỗi trang in
Để tính chi phí sỡ hữu tổng thể, bạn nhân chi phí mỗi trang in với số lương các trang in trong một năm rồi nhân với số năm mà bạn sỡ hữu máy in,rồi sau đó bổ sung them chi phí ban đầu
So sánh con số này với các loại máy in mà bạn đang cân nhắc mua để tìm ra chủng loại máy in tiết kiệm nhất.
Khi đã có tất cả những so sánh này, bạn sẽ tìm ra mẫu máy in thích hợp nhất cho nhu cầu sử dụng văn phòng của bạn
Tóm lại, giới văn phòng thường chọn mua các loại máy có chất lương in chuyên nghiệp.
Một số người thường chọn mua dòng máy in laser, trong khi một số khác lại thích loại máy in phun màu cùng mức giá nhưng sử dụng hộp mực nước rẻ hơn.
Môi trường doanh nghiệp thường cần đến những máy in công suất lớn đủ sức đáp ứng yêu cầu in ấn cho tất cả nhân viên với tốc độ nhanh, các dòng máy in phun màu với hộp mực dung lượng lớn như dòng máy HP Officejet Pro có thể là một sự lựa chọn hợp lý . Còn nếu in laser thì dòng máy Canon là phù hợp hơn
Tuy nhiên đa số doanh nghiệp đều chọn mua các model máy in tốc độ cao để phục vụ nhu cầu in ấn của họ
Myhn cám ơn các bạn đã tham khảo bài viết này.
Các bạn có thể tham khảo thêm những máy in dành cho văn phòng tại đây:
Những bài viết liên quan: